Unternehmensführungs-Lexikon

Rubrik: Rechnungswesen Marketing Organisation Controlling
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Organisation » Ablage:

Alle Schriftstücke, die nicht sofort nach dem Durchlesen vernichtet werden können, müssen in einer Ablage abgeheftet werden. Dabei unterscheidet man zwischen einer Vorablage und der eigentlichen Ablage. In der Vorablage werden alle Schriftstücke gesammelt, die nur vorübergehend aufgehoben werden müssen oder deren weitere Behandlung noch nicht ganz klar ist. Erst wenn die Schriftstücke für die eigentliche Ablage freigegeben sind, werden sie dort einsortiert. Die Freigabe für die eigentliche Ablage sollte nur durch dazu berechtigte Personen erfolgen, die die Schriftstücke durch einen Vermerk wie "z. d. Akt." freigeben.

Die Ablage sollte regelmäßig aktualisiert und bearbeitet werden, um zu vermeiden, dass sich Aktenberge ansammeln, und um die Übersicht zu bewahren. Entnimmt jemand ein Schriftstück aus der Ablage, so muss er dies vermerken - mit dem Datum, an dem es entnommen wurde, und dem Ort, an dem es sich dann befindet. Man kann einen Karteikartenreiter an die Stelle des entnommenen Schriftstückes einheften.

Beim Ablegen sollte darauf geachtet werden, dass die Akten immer in der richtigen Reihenfolge zurückgestellt werden und das Ordnungsprinzip innerhalb der Akte eingehalten wird. Checklisten mit genauer Verzeichnung der Ordnungskriterien erleichtern das Einsortieren und Vereinheitlichen das Arbeiten.