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Keine Rückstellung für Aufbewahrungskosten von Mandantendaten im DATEV-Rechenzentrum

Die Kosten einer 10-jährigen Aufbewahrung von Mandantendaten und Handakten im DATEV-Rechenzentrum sind bei einer Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft nicht rückstellungsfähig. Nach dem Urteil des Bundesfinanzhofs fehlt es an einer öffentlich-rechtlichen wie auch an einer zivilrechtlichen Verpflichtung zur Datenaufbewahrung.

Die klagende GmbH hatte in ihrem Jahresabschluss zum 31. Dezember 2010 eine Rückstellung für Aufbewahrungsverpflichtungen angesetzt. Diese bezogen sich auf Aufwendungen im Zusammenhang mit der Aufbewahrung von sog. Mandantendaten im DATEV-Rechenzentrum. Für die "Mandantendatenarchivierung" legte sie je Mandant das pauschal an die DATEV eG zu zahlende Entgelt zugrunde. Bei der Ermittlung berücksichtigte sie Abschläge für Mandanten, die ihre Daten auf einer Speicher-DVD sichern ließen, wie auch für Mandatsbeendigungen innerhalb des 10-jährigen Aufbewahrungszeitraums. Die Klägerin machte geltend, dass die zu zahlenden Beträge mit den Mandantenhonoraren für die laufende Buchführung oder für die Erstellung des Jahresabschlusses abgegolten seien. Sie könnten nach der Steuerberatervergütungsverordnung nicht gesondert berechnet werden.

Der BFH folgte dem - ebenso wie das zuvor angerufene Finanzgericht (FG) - nicht. Nach dem Urteil des BFH ist eine Rückstellung für eine ungewisse Verbindlichkeit nicht einkommensmindernd anzusetzen. Für sog. Arbeitsergebnisse, die die Klägerin im Rahmen ihrer vertraglichen Verpflichtung als Steuerberaterin erstellt hat und die mit der Bezahlung der dafür vereinbarten Vergütung Eigentum des jeweiligen Mandanten geworden sind, folgt aus § 66 des Steuerberatungsgesetzes keine (öffentlich-rechtliche) Verpflichtung zur Aufbewahrung durch den Berufsträger. Sollte die Klägerin eine öffentlich-rechtliche Verpflichtung des jeweiligen Mandanten erfüllt haben, erlaubt auch dies keine Rückstellungsbildung. Darüber hinaus hatte sich die Klägerin nach den Feststellungen des FG auch nicht zivilrechtlich gegenüber ihren Mandanten zur Aufbewahrung verpflichtet.

Das Urteil des BFH berührt die Frage der Abzugsfähigkeit der Archivierungsaufwendungen als Betriebsausgaben nicht. Der BFH versagt vielmehr die Möglichkeit, die Aufwendungen in einem Betrag (als Summe eines 10 Jahre betreffenden Aufwands) über den Weg der Rückstellung wegen einer ungewissen Verbindlichkeit sofort einkommensmindernd geltend zu machen.

(BFH, Pressemitteilung Nr. 49 vom 8.8.2019 zu Urteil vom 13.2.2019 - XI R 42/17)