Unternehmensführungs-Lexikon
Organisation » Ablage:
Alle Schriftstücke, die nicht sofort nach dem Durchlesen vernichtet werden
können, müssen in einer Ablage abgeheftet werden. Dabei unterscheidet man
zwischen einer Vorablage und der eigentlichen Ablage. In der
Vorablage werden alle Schriftstücke gesammelt, die nur vorübergehend
aufgehoben werden müssen oder deren weitere Behandlung noch nicht ganz
klar ist. Erst wenn die Schriftstücke für die eigentliche Ablage
freigegeben sind, werden sie dort einsortiert. Die Freigabe für die
eigentliche Ablage sollte nur durch dazu berechtigte Personen erfolgen,
die die Schriftstücke durch einen Vermerk wie "z. d. Akt." freigeben.
Die Ablage sollte regelmäßig aktualisiert und bearbeitet werden, um
zu vermeiden, dass sich Aktenberge ansammeln, und um die Übersicht zu
bewahren. Entnimmt jemand ein Schriftstück aus der Ablage, so muss er dies
vermerken - mit dem Datum, an dem es entnommen wurde, und dem Ort, an dem
es sich dann befindet. Man kann einen Karteikartenreiter an die Stelle des
entnommenen Schriftstückes einheften.
Beim Ablegen sollte darauf
geachtet werden, dass die Akten immer in der richtigen Reihenfolge
zurückgestellt werden und das Ordnungsprinzip innerhalb der Akte
eingehalten wird. Checklisten mit genauer Verzeichnung der
Ordnungskriterien erleichtern das Einsortieren und Vereinheitlichen das
Arbeiten.